WhatsApp-Assistentin für Tattoo-Studios

Du tätowierst.Lisa schreibt.

Lisa beantwortet die WhatsApp-Anfragen deines Studios, klärt Motiv, Stelle, Größe und Stil und schickt den Buchungslink. Der Termin steht erst, wenn die Anzahlung bezahlt ist. Preise nennt sie nie.

Erstgespräch buchenSo funktioniert’s
  • Offizielle WhatsApp Business Platform
  • Keine Grundgebühr
  • Mit Handy-App fürs Studio
LLena M.WhatsApp · Lisa aktivTermin steht
Hey 🙂 Was kostet bei euch ein Tattoo am Unterarm?
Gestern 21:48
Das schätzt der Artist beim Termin ein, kommt drauf an wie detailliert es sein soll. Was soll es denn werden?
Heute 10:03
Ein kleiner Mond, Fineline. Innen am Unterarm, so 4 bis 5 cm.
10:04
Alles klar, kleiner Mond in Fineline. Such dir hier Beratung und Sitzung aus, die Anzahlung zahlst du direkt dort: tattoo-orbit.de/nordlicht/buchen/…
10:07
Hey Lena! Dein Termin steht 🎉 Vorgespräch: Dienstag 11:00 Uhr Tattoo-Termin: Donnerstag 14:00 Uhr Deine Anzahlung ist angekommen, damit ist alles fest gebucht. Sie wird dir im Studio auf den Preis angerechnet.
10:31 · automatisch

Beispieldaten

Beispieldaten, Ablauf verkürzt. Lisa antwortet zeitversetzt, zu deinen Öffnungszeiten und nie nachts.

Handy-App

Dein Studio passt in die Hosentasche.

Inbox, Chat, Kalender, Kunden und Zahlungen in einer App für dein Team. Du installierst sie direkt aus dem Browser auf den Startbildschirm, ohne App Store.

Die App

PosteingangBeispieldaten
Name oder NummerWartet auf dich · 1ETElif T.09:12Kann ich bitte jemanden vom Studio sprechen?ÜbergabeLisa übernimmtMKMia K.09:04Eine kleine Schwalbe, innen am UnterarmLisa klärtJRJonas R.GesternBuchung bestätigt · Do 14:00Termin stehtLBLea B.GesternINKNeuNSNoah S.MoPasst, dann nehme ich den TerminTerminreifNach links wischen: Lisa an oder aus.
InboxKalenderKundenZahlungenMehr

01 · Inbox

Jede Anfrage mit ihrem Stand

Alle WhatsApp-Chats deines Studios in einer Liste, jeder mit seinem Stand: neu, Termin steht oder an dich übergeben. Du siehst sofort, wo du gebraucht wirst.

Ungelesene Chats zählt die App am Inbox-Symbol mit.

Mia K.Lisa anBeispieldaten
MK+49 151 •••• 4417Hey, was kostet denn so ein kleines Tattoo bei euch?08:58Das schätzt der Artist beim Termin ein, kommt drauf an wie detailliert es sein soll. Hast du schon eine Idee, was es werden soll?09:010:14Eine kleine Schwalbe, innen am Unterarm. Fineline, so 8 cm.09:04Schwalbe in Fineline, notiert. Hier suchst du dir Beratung und Sitzung aus, die Anzahlung zahlst du direkt dort: tattoo-orbit.de/nordlicht/buchen/…09:06
24-Stunden-Fenster: noch 3 Std. 12 Min.
Selbst schreiben …
InboxKalenderKundenZahlungenMehr

02 · Chat

Mitlesen und übernehmen

Du liest jeden Verlauf mit. Willst du selbst schreiben, schaltest du Lisa für diesen einen Chat ab, mit einem Tipp im Kopf des Gesprächs.

Sprachnachrichten stehen mit Abschrift im Verlauf.

KalenderBeispieldaten
TagWocheMonat
Do 9. Juli 2026KW 28Mia KernJonas RehLea BrandtNoah Simon10:0045 Min.Vorgespräch · Mia K.Mia KernAnzahlung 50,00 € bezahlt11:303 Std.Kleines Tattoo · Jonas R.Jonas RehAnzahlung 50,00 € bezahlt15:00TagessitzungCover-up · Noah S.Noah SimonAnzahlung offen
InboxKalenderKundenZahlungenMehr

03 · Kalender

Deine Woche, alle Artists

Beratungen und Sitzungen deiner Artists, Woche für Woche. Was über die Buchungsseite gebucht wird, steht sofort drin.

Derselbe Kalender wie im Browser, nur in der Hosentasche.

Donnerstag10:31TattooOrbitjetztNeuer TerminLena M. — Do. 14:00TattooOrbitvor 12 Min.Kai R.Warte mal, schreib ich hier gerade mit einem Bot?Beispieldaten

04 · Meldungen

Dein Handy meldet sich, wenn es dich braucht

Übergibt Lisa einen Chat an dich, weißt du es sofort. Neue Termine, eingegangene Zahlungen und Nachrichten schaltest du einzeln dazu.

Meldungen gibt es, sobald die App auf deinem Startbildschirm installiert ist.

Kennst du das?

Anfragen kommen, wenn du keine Hand frei hast.

Mitten in der Sitzung, abends, am Wochenende. Und jede Anfrage, die warten muss, kann woanders weiterfragen.

  • 01

    Erst der Preis, dann das Motiv

    Ohne Motiv, Stelle und Größe kannst du keinen Preis nennen. Jede Rückfrage holt dich aus der Arbeit.

  • 02

    Zeiten hin und her

    Bis ein Termin steht, gehen Vorschläge durch den Chat. Bis die Antwort kommt, ist der Slot vergeben.

  • 03

    Termine ohne Anzahlung

    Wer nichts angezahlt hat, sagt leichter ab oder kommt einfach nicht. Der Stuhl bleibt leer.

So funktioniert’s

Aus dem Sturm wird ein Termin. In vier Schritten.

Einrichten musst du es einmal. Danach läuft der Weg von der Anzeige bis in deinen Kalender von selbst.

Der Ablauf

Anzeige · FeedBeispieldaten
Studio Nordlicht· Gesponsert
Gewinne 20 % auf ein kleines Tattoo oder 400 € auf eine Tagessitzung.
Schreib uns INK.
Click-to-WhatsApp · Teilnahme-Code im TextNachricht senden
Die Anzeige des Studios im Feed, mit dem Teilnahme-Code im WerbetextOberfläche nachgebaut, kein Screenshot.

Schritt 01 von 04

Die Anzeige führt in den Chat

Meta-Anzeigen mit Click-to-WhatsApp oder dein Gewinnspiel mit Teilnahme-Code bringen Interessenten direkt in den WhatsApp-Chat deines Studios. Keine Landingpage, kein Formular.

Angeschrieben wird nur, wer zuerst geschrieben hat. Das schützt deine Nummer und ist DSGVO-konform.

WhatsApp · ChatBeispieldaten
Ich hätte gern was am Unterarm, so 8 cm, Fineline
Passt. Hast du schon ein Motiv im Kopf, innen oder außen am Unterarm?
Eine kleine Schwalbe, innen
Von Lisa erkanntMotivSchwalbeStelleUnterarm innenGröße8 cmStilFineline
Zwei Rückfragen und die erkannten Angaben zum TattooOberfläche nachgebaut, kein Screenshot.

Schritt 02 von 04

Lisa qualifiziert

Sie fragt nach Motiv, Körperstelle, Größe und Stil, höchstens ein bis zwei Fragen pro Nachricht. Referenzbilder sammeln sich am Chat. Preise nennt sie nie, die bleiben bei dir.

Wird es kompliziert, übergibt sie an dich, mit dem ganzen Verlauf.

BuchungsseiteBeispieldaten
tattoo-orbit.de/nordlicht/buchen/…Dein Termin bei Studio Nordlicht
Beratung30 minKleines Tattoo · 1 Sitzung~ 2 h
Freie Zeiten · Nora
Mo 11:00Di 14:00Do 16:30
Anzahlung jetzt50,00 €
Anzahlung zahlen & Termin sichernWird auf den Endbetrag angerechnet · Anzahlungsbedingungen
Die Buchungsseite mit Sitzungsart, freien Zeiten und der AnzahlungOberfläche nachgebaut, kein Screenshot.

Schritt 03 von 04

Buchungslink mit 50 € Anzahlung

Statt Zeiten im Chat hin und her zu schieben, schickt Lisa einen Link. Dort wählt der Kunde Beratung und Sitzung aus deinem echten Kalender und zahlt 50 € Anzahlung.

Die Anzahlung wird auf den Endbetrag angerechnet.

app/calendar · KW 42Beispieldaten
KW 42 · Oktober3 Artists
MoDiMiDoFr
Nora · Fineline14:00 · bezahlt
Erinnerung geht 24 h vorher automatisch raus.
Der bezahlte Termin im Wochenraster des StudiosOberfläche nachgebaut, kein Screenshot.

Schritt 04 von 04

Der Termin steht, erst mit Anzahlung

Ohne bezahlte Anzahlung entsteht kein Termin. Wer zahlt, kommt. Der Termin landet beim passenden Artist in deinem Studio-Kalender, der sich mit Google synchronisiert. Die Erinnerung geht 24 Stunden vorher automatisch raus.

No-Show oder erschienen markierst du mit einem Klick. Der Zähler steht im Kundenprofil.

Denselben Ablauf aus Kundensicht ansehen, Station für Station.

Lisa im Gespräch

Drei Anfragen, drei Wege.

Wähl eine Anfrage und sieh zu, was Lisa tut und was sie lässt. Unter dem Verlauf steht, was dein Studio im selben Moment sieht.

app.tattoo-orbit.de/inbox
L

Lena M.

WhatsApp · eingehend

Lisa aktiv
Hey 🙂 Was kostet bei euch ein Tattoo am Unterarm?
Gestern 21:48
Das schätzt der Artist beim Termin ein, kommt drauf an wie detailliert es sein soll. Was soll es denn werden?
Heute 10:03

Lead-Kontext

StageNeu
Lisaaktiv
Telefon+49 151 ···· 40

Beispieldaten, Ablauf verkürzt. Die Uhrzeiten sind echt: Lisa antwortet zeitversetzt, zu deinen Öffnungszeiten und nie nachts.

Funktionen

Vom ersten Chat bis zur Rechnung.

Ein Studio-Konto, ein Werkzeugkasten. Du musst dir keins der Teile einzeln zusammenstecken.

Lisa & InboxAlle Chats live in einer Inbox. Lisa schreibt, du liest mit und übernimmst per Klick.Filter nach Phase, Tags und Notizen, Referenzbilder am Chat. Das 24-Stunden-Fenster steht über der Eingabezeile.
Mia K.Fineline · qualifiziertJonas R.Buchungslink gesendetElif S.Anzahlung bezahlt
Kalender für mehrere TätowiererEigener Studio-Kalender mit Stilfilter und gewichteter Zuweisung. Synchronisiert sich mit deinem Google-Kalender.Marketing: Meta-Ads und GewinnspielClick-to-WhatsApp-Anzeigen in fünf Schritten. Teilnahme-Code, Teilnehmerliste, Auslosung.Zahlungen und RechnungenAnzahlung bei der Buchung, Zahlungslink per WhatsApp, Rechnung als PDF mit fortlaufender Nummer.50,00 €AuswertungTrichter von der Anfrage zum Termin, Umsatz über zwölf Monate, bis zum einzelnen Vorgang.Kundenkarte mit QR-CodeJeder Kunde sieht Termine, Zahlungen und Rechnungen unter seinem eigenen Link.Wo Lisa aufhörtNennt keine Preise, gibt sich nie als Mensch aus.Sie schreibt niemanden von sich aus an und übergibt heikle Themen an dich, mit dem ganzen Verlauf. Fest eingebaut, ohne Schalter.Deine Daten in DeutschlandServer in Deutschland, AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, offizielle WhatsApp Business Platform. Löschfristen laufen von selbst.
Antwortverzögerung
1 bis 5Min.
Zu deinen Öffnungszeiten, bewusst nicht in Sekunden.
Anzahlung je Buchung
50€
Wird auf den Endbetrag angerechnet.
Grundgebühr
0€
Du zahlst nur eine Provision pro Termin.
Erinnerung vor dem Termin
24h
Geht automatisch per WhatsApp raus.

Ohne / Mit

Der Unterschied liegt vor dem Termin

Nicht die Antwort ist das Problem, sondern was vor dem Termin fehlt: Motiv, Stelle, Größe und eine Anzahlung. Genau das erledigt Lisa, bevor du das erste Mal auf den Chat schaust.

Ohne TattooOrbitMit TattooOrbit
Antwort auf Anfragenabends, von dirzu deinen Öffnungszeiten, von Lisa
Motiv, Stelle, Größe und Stil vor dem Termin
Anzahlung vor dem Terminselten50 €, immer
Terminerinnerung 24 h vorher
Kalender mit mehreren ArtistsZettel, Chats
Preisfragen im Chatkosten dich Zeitgehen an dich
Kosten ohne Termindeine Abende0 €

Preis

Keine Grundgebühr. Du zahlst pro Termin.

Ein Modell, keine Pakete. Der Kunde zahlt 50 € Anzahlung bei der Buchung, das Studio eine Provision pro durchgeführtem Termin. Kein Termin, keine Kosten.

Zum PreisErstgespräch buchen
Grundgebühr0 €
Anzahlung je Buchung50 €
Provision pro Terminim Erstgespräch
Grundgebühr
Keine
Mindestlaufzeit
Sechs Monate
Danach
Monatlich kündbar

Fragen

Was Studios uns zuerst fragen

Alles andere klären wir im Erstgespräch.

Nein. Wir verbinden deine bestehende Studio-Nummer mit der offiziellen WhatsApp Business Platform. Deine Kunden schreiben dir wie gewohnt.
Nein. Lisa schreibt locker und auf Deutsch per du, stellt höchstens ein bis zwei Fragen pro Nachricht und merkt sich den ganzen Gesprächsverlauf. Wird es kompliziert, übergibt sie an dich.
Ja. Standardmäßig heißt sie Lisa. In den Einstellungen gibst du ihr den Namen, der zu deinem Studio passt.
Nein. Sie antwortet zu deinen Öffnungszeiten, mit ein bis fünf Minuten Abstand statt in Sekunden. Was außerhalb reinkommt, beantwortet sie zur nächsten Öffnung. Liegt die mehr als 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden, etwa weil du sonntags und montags zu hast, antwortet sie vorher zu normaler Tageszeit zwischen 8 und 17 Uhr. Später ließe WhatsApp keine freie Antwort mehr zu.
Niemals. Preisfragen leitet sie an dich weiter. Diese Regel ist fest eingebaut und lässt sich nicht ändern.
Lisa schickt einen Buchungslink statt Zeiten im Chat vorzuschlagen. Dort wählt der Kunde Beratung und Sitzung aus deinem Kalender und zahlt 50 € Anzahlung. Erst damit entsteht der Termin, und die Anzahlung wird auf den Endbetrag angerechnet.
Lisa erkennt heikle oder komplexe Situationen und übergibt den Chat automatisch an dich. Den ganzen Verlauf hast du dabei.
Ja. Angeschrieben wird nur, wer aktiv eingewilligt und zuerst geschrieben hat. Dieses Opt-in-Prinzip schützt deine WhatsApp-Nummer und entspricht der DSGVO und den Richtlinien von WhatsApp Business. Löschfristen laufen automatisch.
Immer. Du siehst jeden Chat live in deiner Inbox. Lisa pausierst du mit einem Klick und schreibst selbst weiter, einzeln pro Chat.
In der Regel unter einer Woche. Nummer verbinden, Kalender koppeln, Lisa auf dein Studio einstellen. Dabei begleiten wir dich persönlich.
Keine Grundgebühr. Der Kunde zahlt 50 € Anzahlung bei der Buchung, das Studio eine Provision pro durchgeführtem Termin. Den Satz nennen wir dir vor der Unterschrift schriftlich.
Keine Grundgebühr. Sechs Monate Mindestlaufzeit, anschließend monatlich kündbar.

Zwanzig Minuten, dein Studio, deine Anfragen.

In der Demo schauen wir auf deine Anfragen und deinen Kalender und rechnen durch, was Lisa für dich übernimmt. Unverbindlich, und vorbereiten musst du nichts.

Erstgespräch buchen
  1. 01Wir melden uns am selben Werktag zurück.
  2. 02Zwanzig Minuten Demo an deinen echten Anfragen.
  3. 03Keine Grundgebühr. Du zahlst erst, wenn Termine laufen.